Tiedonhallintayksikön tehtävänä on ylläpitää kuvausta tietovarannoista sekä asiarekisteristä tiedonhallintalain mukaisesti (906/2019 28 §). Hyrynsalmen kunta on laissa tarkoitettu tiedonhallintayksikkö.
Tämän kuvauksen avulla kerrotaan Hyrynsalmen kunnan asiakkaille, miten kunnassa hallitaan tietoaineistoja, joita syntyy viranomaisen asiankäsittelyssä ja palvelujen tuottamisessa. Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoitus on palvella kuntalaisia helpottamalla asiakirja- ja tietopyyntöjen tekemistä. Kuvauksen avulla kerrotaan myös missä laajuudessa asioiden käsittelyssä ja kunnan palveluja käytettäessä kerätään tietoja kuntalaisista, palvelujen käyttäjistä ja henkilöstöstä. Mahdollisuus saada tieto siitä, mitä tietoaineistoja kunnalla on, palvelee hallinnon avoimuutta.
Kuvaukset asiarekisteristä ja tietovarannoista palveluittain jaoteltuna:
Asiarekisteri ja tietovarannot palveluittain (pdf)
Tietovarantojen sisältämiä rekistereitä on kuvattu tarkemmin sivulla
Tietopyyntö julkisesta asiakirjasta
Jokaisella on oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta julkisuuslain mukaisesti (621/1999). Julkiseen aineistoon kohdistuvaa asiakirjapyyntöä ei tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään.
Julkista aineistoa koskeva asiakirjapyyntö voi olla vapaamuotoinen ja se voidaan tehdä suullisesti, sähköpostitse tai kirjeitse. Asiakirjapyyntö tulee yksilöidä mahdollisimman tarkasti, jotta asiakirjan löytyminen helpottuu. Kunnan viranomainen voi pyytää asiakirjapyynnön tekijää rajaamaan ja tarkentamaan pyyntöään. Kunnan velvollisuus on avustaa tiedon pyytäjää asiakirjan yksilöinnissä.
Tietoaineistojen kuvausten yhteydessä on lueteltu hakutekijöitä, joilla tietoja voidaan hakea tietovarannon sisältämistä tietojärjestelmistä tai arkistoista. Hakutekijöinä voi käyttää esimerkiksi henkilön nimeä, henkilötunnusta, kiinteistötunnusta tai asianumeroa (diaarinumeroa).
Tietopyyntö salassa pidettävästä asiakirjasta
Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja pystyä todentamaan henkilöllisyytensä. Asiakirjan pyytäjältä voidaan kysyä lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi.
Salassa pidettäviä asiakirjoja ja tietoja luovutetaan vain niille tahoille, joilla on salassa pidettävään tietoon oikeus. Jos pyydettyjä asiakirjoja tai tietoja ei katsota voitavan antaa, tietoja pyytäneelle tulee kertoa perustelut sekä tieto siitä, että hän voi halutessaan saada tietopyyntönsä viranomaisen ratkaistavaksi. Toimielimen ja viranhaltijan päätökseen tiedon ja asiakirjan antamisessa haetaan muutosta hallintovalituksella suoraan hallinto-oikeudelta.
Tietopyyntöjen käsittely ja aikarajat
Tietopyyntöön vastataan viipymättä, kuitenkin viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos asiakirjapyynnön käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto asiakirjasta annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä.
Pyydettyjen tietojen luonteesta, laajuudesta ja muodosta riippuen pyydetyt tiedot luovutetaan joko sähköisinä, paperisina tai paikan päällä nähtäviksi.
Tietoaineistoja ei ole saatavilla avoimesti teknisen rajapinnan avulla.
Yhteystiedot tietopyynnöille
Tietopyynnöt toimitaan kuntaan joko
sähköisesti: kunta(e)hyrynsalmi.fi tai
kirjallisesti osoitteeseen: Hyrynsalmen kunta, Laskutie 1, 89400 Hyrynsalmi.
Kirjaamo kirjaa tietopyynnöt määräaikojen noudattamiseksi ja toimittaa tietopyynnöt oikealle taholle.
Henkilötietojen tarkastuspyynnöt
Jokaisella on oikeus tarkastaa omat tietonsa kunnan eri rekistereistä. Tietosuoja-asetuksen perusteella tehtävistä tietopyynnöistä, kuten omien tietojen tarkastuspyynnöistä on ohjeistettu sivulla Tietosuoja
